„Half a day today?” To był dzień jak co dzień, który formalnie zaczynał się o 9tej od porannego spotkania kierowników działów. Sęk w tym, że na spotkanie należało przynieść raport z szeregiem danych, którego nie można było przygotować dzień wcześniej. Wiadomo. Musi się zrobić program nocny w PMSie, żeby salda na rachunkach gości były aktualne, dane o obłożeniu prawidłowe, wartość opcji i defów też musi się przeliczyć. Słowem – ten raport trzeba sobie przygotować rano. Pracujemy od 9tej. Dzień zaczyna się od spotkania kierowników działów – nie ma siły trzeba w pracy być wcześniej, żeby móc przygotować to zestawienie dla szefa, który punkt 9ta zaczyna spotkanie z GMem. Można też, przeczytawszy kilka prac Davida Allena i Briana Tracy wziąć sobie do serca pierwszą podstawową zasadę delegowania zadań. Jeśli nie musisz tej konkretnej rzeczy zrobić osobiście – deleguj ją. To bardzo pomaga. Pamiętajmy o tym, że dla każdego z nas doba ma 24 godziny i że średnie IQ w Polsce wynosi nieco poniżej 110 punktów, a część z nas prowadzi firmy zatrudniające dziesiątki tysięcy osób. Inna część nie radzi sobie z ogarnięciem swoich własnych obowiązków. Część spraw, które muszą być załatwione, żebyśmy mogli zrobić to, co do nas należy trzeba oddelegować.

W przytoczonej powyżej sytuacji wystarczyłoby zapewne przesunięcie spotkania na 9.30, żeby wielu pracownikom ułatwić życie. Delegowanie delegowaniem, ale ktoś na końcu łańcucha, komu oddelegowano przygotowanie tego raportu musiał przyjść wcześniej i pracować więcej, niż wynikało to z normy czasu pracy. Można było też część osób po prostu „ustawić” od ósmej. Można było zrobić wiele, ale można też było pokazać władzę i zdając sobie sprawę z konsekwencji tak ustawić godzinę spotkania, żeby zniechęcić ludzi do pracy od początku dnia. Zdecydowanie nie jest to mój styl. Jednak nadal wielu menadżerów uważa, że rzeczy się dzieją jeśli się krzyczy bądź wywiera bezustanną presję. Tylko nie wielu ludzi pracuje efektywnie w warunkach presji. Większość wymaga ciągłej motywacji. Ja zresztą do nich należę.

Pracujemy zadaniowo. Każdego dnia mamy szereg spraw do załatwienia. Wynikają one z rutyny naszego dnia ale też pojawiają się sprawy ad-hoc. Radzenie sobie z tym opisywał już D. Allen i wielu innych. Jest też szereg blogów, na których znajdziecie porady na temat tego, jak to robić. Np. tutaj: www.produktywnie.pl

Metod radzenia sobie ze sprawami do załatwienia jest mnóstwo i jestem przekonany, że można wykonać niebywałą ilość pracy w ciągu dnia pracy. Jestem tego chodzącym dowodem. Stosując nieco zmodyfikowane GTD – Allena i pamiętając o żabie, wymyślonej przez Tracy’ego – daję radę w ciągu dnia pracy zrobić więcej, niż inni w kilka dni. Po pracy piszę tego bloga, co drugi dzień ciężko trenuję, robię zakupy, odprowadzam dzieci do przedszkola i szkoły, jeżdżę codziennie na budowę mojego domu. Słowem mam co robić.  Da się!

W moim poprzednim tekście na blogu opisałem teorię istnienia tzw. kultury dupochronów, którą można zdefiniować jako dążenie każdego pracownika do scedowania odpowiedzialności za własne poczynania na innych, bądź na istniejące w firmie procedury, dokumenty i schematy. Dzisiaj chciałbym nawiązać do tego malowniczego określenia i uzupełnić tą teorię o hipotezę istnienia kultury dupogodzin. Znów celowo używam określenia o lekko wulgarnym zabarwieniu. Nadaje to zjawisku odpowiedniego kolorytu oraz deprecjonuje je poprzez tą żartobliwą nazwę.

Często praca jest zjawiskiem hierarchicznym co implikuje konieczność udowadniania przed osobami wyżej w hierarchii swojej przydatności i swojej wartości. Osoby wyżej w hierarchii czasami muszą zajmować się optymalizowaniem procesów, jakie dzieją się w firmie. To tym bardziej motywuje tych niżej do pokazywania się z jak najlepszej strony ze względu na to, że zapewne nie chcą stać się podmiotem tej optymalizacji.

W większości wypadków ta autoprezentacja odbywa się poprzez odsiadywanie dupogodzin. Kultura dupogodzin to w istocie zrzucanie z siebie obowiązku ciężkiej i wydajnej pracy na  korzyść markowania pracy. Gros ludzi, hołdujących temu procederowi faktycznie wykonuje minimalną ilość realnej pracy przy maksymalnie długim czasie spędzanym w biurze. Należy oczywiście poczynić tutaj jedno zastrzeżenie. Zdarza się tak – wcale nie rzadko – że koniecznym staje się przekroczenie założonego wcześniej czasu, który winien być poświęcony pracy. Czym innym jednak jest zostanie w biurze po godzinach ze względu na pilną konieczność, a czym innym jest notoryczne przesiadywanie w pracy, którego celem jest nie praca sama w sobie, tylko zdobycie uznania w oczach przełożonych i współpracowników.  

Czasami wracam myślami do czasów szkoły podstawowej. W każdej klasie był ktoś, kto skupiał na sobie więcej uwagi rówieśników oraz nauczycieli. Taka gwiazdeczka. Zawsze najbardziej skłonna do żartów, do psot i najczęściej lądująca na dywaniku u dyrektora. Był też zawsze prymus, kujonek – stawiany za przykład przez nauczycieli, oportunista zawsze idący z prądem; chorągiewka, którą można mierzyć kierunek wiatru.  I dziś w każdej firmie jest taka gwiazdeczka – prymusik.  Cierpiąca za miliony. Nie śpiąca, aby inni mogli spać. Z czasem ten ów staje się uchem i okiem szefa i w procesie rozwoju tej relacji zostaje nienaruszalnym elementem krajobrazu.

Będąc szefem nadal jesteś tą samą dziewczyną czy chłopakiem co kiedyś. Nadal masz te same wartości, choć z wiekiem i wraz ze zmieniającym się obszarem twoich zawodowych aktywności zmienia ci się optyka.  Musisz pamiętać, że Twoja odpowiedzialność za twój zespół to też, jeśli nie przede wszystkim dbałość o to, żeby oni czuli się komfortowo i bezpiecznie w twoim towarzystwie, ale też między sobą. Musisz stać się ich sojusznikiem. Musisz zrobić wszystko, żeby obok ciebie nie wyrosła taka gwiazdeczka. Hołdując terminologii, jaką tworzymy na potrzeby tego cyklu tekstów, użyjmy słowa ze znanym już rdzeniem i nazwijmy ją przydupasem. Twoim – Szefie – zadaniem jest niewyhodowanie sobie  przydupasa – wtyczki. W dalszej kolejności musisz nauczyć się rzetelnej oceny dokonań Twoich ludzi. Oceniaj fakty i realne efekty. Nie czas, jaki nad tym spędzili. Daj im odczuć – jeśli dla Ciebie zaniedbują – swoje prywatne pasje czy rodzinę, że w twoich oczach nie jest to właściwe postępowanie. Nie mów o tym jednak. Pokaż swoją pracą i swoją postawą jak należy postępować. Opowiedz im np., że zabrałeś rodzinę na wycieczkę – jeśli masz rodzinę. Że doczyściłeś swoje stare auto – jeśli twoją powszechnie znaną pasją są stare samochody. Pogadaj z nimi o bieganiu – jeśli biegasz i oni też. Pokaż, że poza pracą masz bogate życie. Zachęcisz ich do tego samego. Jeśli masz w zespole kogoś, kto spędza w firmie cały swój prywatny czas na każdym kroku okazując wszystkim jak bardzo cierpi dla firmy i rezygnuje sam z siebie, uważaj na tą osobę. Ta postawa być może zniszczy entuzjazm Twojego zespołu. Bądź jednak ostrożny w kontaktach z tym zawodnikiem. Często takie osoby są nieszczęśliwe, być może też miewają stany depresyjne. To ciężka choroba i próba odwrócenia postawy kogoś takiego – może doprowadzić do skrzywdzenia tej osoby. Bądź ostrożny. Nie możesz krzywdzić ludzi. Jesteś ich liderem – musisz o nich dbać.

Reasumując. Kultura dupogodzin, której pozwalasz zadomowić się w Twoim zespole niszczy wasze dokonania. Zamazuje obraz tego, co ważne. Sprawia, że oceniacie czyjąś pracę i dokonania nie po ich faktycznej wartości. Kryterium staje się czas na daną sprawą spędzony. Bardzo szybko złapiesz się na tym, ze przesiedzisz kilka godzin na fejsbuku – na koniec napiszesz raport, który wymaga powiedzmy 30 minut Twojego czasu i będziesz uważany za tytana pracy – ponieważ przez cały dzień robiłeś raport.

Jeśli jednak zdarzy się tak, że będziecie mieli do zrobienia coś niebywale ważnego i to coś będzie musiało być zrobione po godzinach – zostań z nimi. Pokaż im, że pracy warto poświęcić dużo, też swojego prywatnego czasu. Pokaż im, że dbasz o cel waszej pracy. Pokazuj im też swoją postawą, że dbasz o siebie, swój rozwój i higienę swojego umysłu. Bądź dobrym szefem. Naucz siebie samego i każdego człowieka pod twoją opieką odróżniania faktycznej pracy od udawanej, markowanej pracy. Lead by example.